L'IA orchestre la transformation S/4

La migration vers SAP S/4 via la couche d'application est l'un des avantages les plus remarquables de la plateforme JiVS IMP. Plus de 3000 objets commerciaux pris en charge par JiVS IMP en standard accélèrent énormément la migration vers la nouvelle génération de logiciels de Walldorf et réduisent en général de moitié les efforts qui y sont liés. Cela vaut même pour les projets de migration les plus importants et les plus complexes. Mais dans ces projets, ce ne sont pas les 95 % d'objets commerciaux supportés par le standard qui génèrent finalement le plus de travail, mais les 5 % restants qui doivent être créés en plus. Ce n'est qu'avec leur aide que la migration peut être complètement achevée - c'est-à-dire que les données nécessaires des systèmes non-SAP et individuels peuvent également être transférées vers SAP S/4 Hana.

Proposer un objet de gestion

Les entreprises sont conscientes de la charge de travail que cela représente. Nombre d'entre elles les reportent, les suppriment ou les évitent carrément. Il n'est donc pas étonnant que dans des environnements informatiques qui se sont développés au fil du temps et qui sont donc extrêmement hétérogènes, plus de 50 % des systèmes existants soient des solutions non-SAP - celles de fournisseurs tiers tout comme des solutions individuelles. Le problème : au fil du temps, ces systèmes ne sont plus entretenus et le risque pour la sécurité des données augmente considérablement. En effet, pour des raisons juridiques et commerciales, les entreprises doivent continuer à garantir l'accès aux données stockées dans les systèmes hérités, parfois pour plusieurs décennies. À cela s'ajoute la charge administrative qui en découle. De plus, avec le temps, les connaissances sur le fonctionnement de ces systèmes se perdent de plus en plus, un défi qui devient de plus en plus aigu compte tenu de l'évolution démographique et de la pénurie de main-d'œuvre qui en découle.

Efforts, connaissances, sécurité - les risques d'une migration incomplète sont trop importants pour être maîtrisés à long terme. Dans ce contexte, les entreprises ont besoin d'une solution qui accélère massivement la conception d'objets commerciaux individuels. À cette fin, DMI a complété et élargi, au moyen de l'intelligence artificielle, le très populaire JiVS Business Object Designer (JOD) avec le nouveau Business Object Proposer (BOP). Les tâches fastidieuses et chronophages consistant à trouver les données correctes et complètes dans les bonnes tables et à les relier correctement entre elles sont désormais prises en charge par le Business Object Proposer intelligent. Cela a le potentiel de réduire de moitié le temps de développement des objets commerciaux.

La base de BOP est un grand modèle de langage open source (LLM) spécialement formé et des algorithmes basés sur des règles. Afin de garantir une souveraineté totale des données et la protection des données requise, les clients peuvent installer et utiliser BOP, y compris le modèle linguistique, sur site. Autre avantage : la demande de migrer les données et les documents des systèmes existants vers SAP S/4 Hana émane des départements spécialisés. Or, ils ne sont pas des experts en informatique ou en bases de données. Pour que leurs souhaits puissent être réalisés le plus efficacement possible, il faut des experts qui comprennent ce que les départements spécialisés veulent dire exactement et comment les exigences doivent être mises en œuvre techniquement.

Avec le BOP, les entreprises ont besoin de moins d'expertise pour répondre aux exigences des départements spécialisés. Les experts en place peuvent effectuer davantage de tâches en moins de temps et se concentrer principalement sur le contrôle des analyses et des propositions BOP. D'autres équipes, qui ne possèdent pas d'expertise sur les différents systèmes patrimoniaux, peuvent, grâce à BOP, aider à créer les objets métier manquants et à migrer ensuite les données. Les participants au projet gagnent ainsi en efficacité et en productivité. D'autres avantages sont à noter : Grâce au BOP et à la migration des données qui s'ensuit, ainsi qu'à la conservation sécurisée à long terme, les entreprises peuvent, dans le cadre de la transformation et de la migration vers SAP S/4 Hana, mettre complètement hors service tous les systèmes hérités, SAP ou non. Cela permet généralement d'économiser 80% des coûts d'exploitation. Parallèlement, le droit à l'oubli oblige les entreprises à faire preuve de transparence sur l'ensemble des systèmes.

Identification des données personnelles

La législation européenne et suisse en matière de protection des données le prévoit depuis des années : le droit des collaborateurs et des clients d'être „oubliés“. Une règle simple, mais qui continue de désespérer les experts en informatique. Les données relatives à une personne sont-elles „uniquement“ stockées dans les systèmes SAP ou également dans les nombreux systèmes périphériques différents, qu'il s'agisse de ceux d'autres fabricants ou de solutions développées en interne ? Y a-t-il plusieurs personnes portant le même nom et laquelle est la personne recherchée ? Une seule et même personne est-elle gérée sous différentes clés, par exemple parce que le collaborateur a fait plusieurs fois escale dans la même entreprise au cours de sa carrière ?

Paysages hétérogènes

Soyons honnêtes : de nombreuses entreprises, du moins celles dont l'environnement informatique est historiquement hétérogène, se reconnaîtront probablement dans ces questions et ne pourront y répondre que partiellement en appuyant sur un bouton. Et même si elles savaient clairement dans quels systèmes, tables et champs sont stockées les données personnelles recherchées, elles devraient les supprimer de manière ciblée dans chaque système.

De plus en plus d'entreprises s'efforcent de rendre les données personnelles clairement identifiables dans tous les systèmes. Dans le cadre de ces efforts, les personnes reçoivent un numéro d'identification qui n'est attribué qu'une seule fois. Ceux-ci sont liés aux clés univoques des différents systèmes dans lesquels se trouvent les données. Sur cette base, il est possible de créer une règle dans le cadre d'une gestion de la rétention (RM) afin de supprimer toutes les données associées à une personne à partir d'un point central et de tenir compte de toutes les clés spécifiques au système - même si le processus de suppression a ensuite lieu dans 27 systèmes par exemple. Aussi juste que soit cette approche, elle est axée sur l'avenir. En d'autres termes, l'avantage d'une gestion centralisée et automatisée n'est pas payant rétroactivement, par exemple pour la suppression des données personnelles d'anciens collaborateurs ou de clients partis à la concurrence.

Il n'est donc pas étonnant que, même après l'entrée en vigueur du règlement européen sur la protection des données et de l'actuelle loi suisse sur la protection des données, de nombreuses entreprises ne respectent toujours pas - ne peuvent pas respecter - leurs obligations en matière d'effacement des données personnelles !

En revanche, les entreprises qui travaillent avec la plate-forme JiVS IMP peuvent relever ces défis en une seule fois et depuis un point central. Cela est possible grâce à la nouvelle fonctionnalité Personal Data Identification (PDI) basée sur l'intelligence artificielle. Elle recherche tous les systèmes, en particulier ceux pour lesquels il n'existe pas de référentiel de métadonnées ou dont la gestion est incomplète, et classifie les tables, les colonnes et les champs. Elle soumet ensuite les résultats de son analyse et de sa classification pour examen. Les entreprises obtiennent ainsi une vue d'ensemble de l'endroit où se trouvent partout les données personnelles et n'ont plus qu'à finaliser les résultats proposés. Le travail de recherche est ainsi réduit au minimum.

Mieux encore : les entreprises peuvent créer une règle RM et l'objet métier correspondant sur la base de PDI - bientôt aussi à l'aide du Business Object Proposer intelligent - qui leur permettent de supprimer automatiquement les données personnelles, y compris les documents qui y sont liés. Ils peuvent ainsi veiller à ce que toutes les données à caractère personnel dont le délai de conservation légal a expiré soient automatiquement supprimées de manière fiable et dans les délais impartis. En outre, ils peuvent répondre aux demandes légitimes d'effacement en dehors de ces délais en appuyant sur un bouton depuis un emplacement central, sans devoir d'abord rechercher les données correspondantes à grands frais et manipuler les systèmes concernés un par un. C'est précisément ce lieu central qu'exige un droit que les entreprises doivent appliquer à tous les systèmes. Avec PDI, DMI a créé ce lieu.

Outre la question de savoir où se trouvent les données personnelles, le même défi se pose fondamentalement pour tout type d'information dans les environnements informatiques développés, qu'il s'agisse de documents, de rapports ou de données commerciales historiques.

„JiVS IMP, j'ai un problème“

Plus l'entreprise est grande, plus l'environnement système est hétérogène. Les dernières générations de produits, comme SAP S/4 Hana, coexistent avec des systèmes SAP plus anciens, mais aussi avec des solutions ERP et d'autres solutions tierces, ainsi qu'avec des solutions individuelles qui, dans certains cas, n'ont pas été développées depuis des années. Tous contiennent des données, des documents et des rapports qui ont encore une valeur pour l'entreprise, même plusieurs années après leur création et même leur archivage. Mais ce qui fait défaut, et de plus en plus souvent au fil du temps, c'est dans de nombreux cas de savoir où trouver le rapport, le document ou l'entrée de données recherché. La situation ressemble de plus en plus souvent à des archives sans archiviste.

Les équipes des différents départements spécialisés des entreprises sont presque allergiques à la possibilité de ne plus pouvoir consulter un document ou un rapport datant de quinze ans ou plus, même si cela ne se produit peut-être qu'une fois tous les dix ans. Et pourtant, c'est cette réaction et cette attente des départements spécialisés qui posent régulièrement de gros problèmes à leurs collègues de l'informatique, notamment dans les projets de transformation et de migration. Alors que le service informatique souhaite reprendre le moins possible de données patrimoniales dans les nouvelles générations de produits comme SAP S/4 Hana et aimerait bien mettre tous les anciens systèmes hors service, il se retrouve régulièrement en conflit avec les intérêts des utilisateurs spécialisés pour les raisons citées. L'investissement en temps, en personnel et en argent pour la transformation augmente et le niveau de compétence que les entreprises doivent conserver pour mettre à disposition les informations héritées reste élevé. Une situation qui devient de plus en plus difficile à maîtriser, en particulier à une époque où la pénurie de personnel qualifié s'aggrave et où la pression des coûts et de la concurrence augmente.

Fonctionnalité du chatbot

Depuis l'ascension fulgurante de l'intelligence artificielle générative, il est clair pour presque tout le monde que les recherches dans les systèmes les plus divers sont une discipline de prédilection des grands modèles linguistiques. C'est pourquoi DMI a entraîné une IA pour ce cas d'application et l'a intégrée dans JiVS IMP comme fonctionnalité de chatbot.

Il est ainsi possible pour les collaborateurs du service financier d'une entreprise, par exemple, de rechercher et de trouver des données et des documents historisés sur la plateforme JiVS-IMP pour une conservation à long terme juridiquement sûre, simplement en utilisant une saisie en langage naturel : „JiVS IMP, j'ai un problème. Je dois collecter les postes ouverts à l'époque pour le client 1020 et l'exercice 2019. Malheureusement, je ne connais pas le développement individuel dans lequel les documents ont été créés. Pourrais-tu les retrouver, s'il te plaît“ ? En guise de réponse, le chatbot de la plateforme JiVS-IMP afficherait les justificatifs recherchés, classés par ordre de probabilité d'occurrence, et se ferait confirmer par les utilisateurs qu'il s'agit bien des informations recherchées.

Mais le dialogue ne doit pas s'arrêter là. Des informations plus détaillées, comme tous les documents ou e-mails liés au document, peuvent également être recherchées, trouvées et affichées par saisie vocale naturelle. Tout cela est possible sans que les utilisateurs aient besoin de connaître le système source. Le chatbot de JiVS IMP améliore le confort d'utilisation et fait gagner du temps, tandis que l'augmentation de la productivité et de l'efficacité des collaborateurs permet, du point de vue de l'entreprise, de préserver de précieuses ressources en personnel. À l'avenir, les entreprises profiteront également du chatbot en relation avec le Business Project Proposer intelligent - notamment pendant la phase de transformation et de migration lors du passage à SAP S/4 Hana. Si le migrateur connaît par exemple le nom d'un objet métier hérité, mais pas le système source correspondant, il suffira bientôt de poser une question en langage naturel au chatbot pour qu'il trouve les données et fasse créer un nouvel objet métier.

Le plus grand avantage du chatbot réside toutefois dans le fait qu'il aide à réduire la peur du contact et, pour ainsi dire, la peur de la perte dans les projets de transformation et de migration du côté des départements spécialisés. Lorsque les départements spécialisés réalisent à quel point il est facile d'accéder à des informations historisées, leur résistance à l'historisation complète des informations patrimoniales sur la plate-forme JiVS-IMP s'estompe. L'acceptation accrue par les utilisateurs - l'un des principaux facteurs de réussite dans les projets informatiques vastes et complexes tels que la transformation vers SAP S/4 Hana - réduit au minimum la quantité d'informations héritées à migrer, diminue généralement de moitié les efforts de transformation et de migration et permet de déclasser non seulement les anciens systèmes SAP, mais aussi tous les systèmes hérités. Cela réduit les coûts d'exploitation initiaux de 80 % ou plus. Parallèlement, le coût total de possession de SAP S/4 Hana peut être réduit d'environ 25 %, car les entreprises doivent conserver beaucoup moins de données dans le système live et peuvent ainsi économiser de la mémoire principale coûteuse. Mais même lorsque l'accès aux informations est assuré, le véritable effort reste à faire : le transfert structuré de ces données dans le nouveau monde du système.

Tout le monde peut transformer

Les projets de transformation sont une tâche colossale pour les départements informatiques. Mais ils représentent au moins autant une charge supplémentaire énorme pour les départements spécialisés. Ce sont eux qui doivent se mettre d'accord avec l'IT sur les données, les documents et les rapports qui, selon eux, doivent être disponibles dans le système en direct après le passage à SAP S/4 Hana. Et ce sont eux qui, en plus de leur travail effectif pour l'IT, écrivent les spécifications nécessaires pour que leurs collègues puissent créer les règles de transformation correspondantes.

Afin de permettre des résultats parfaits en un minimum de temps pendant la phase de transformation, DMI a développé la nouvelle fonctionnalité Low Code Transformation (LCT). Elle se base sur un modèle d'IA spécialement entraîné, à l'aide duquel les règles de transformation peuvent être formulées en langage naturel. LCT transforme automatiquement les entrées en instructions MS-SQL, l'un des standards de codage les plus répandus au monde. L'avantage : MS SQL n'est pas seulement depuis toujours le langage de programmation JiVS-IMP. Au contraire, en raison de sa grande proximité avec le langage naturel, il est pris en charge par la grande majorité des modèles d'IA. Le plus grand avantage du LCT est qu'il permet de préserver les précieuses ressources humaines, tant dans le service informatique que dans les départements spécialisés. Cette fonctionnalité réduit la charge de travail des deux parties dans les projets de transformation et de migration. En outre, LCT offre aux entreprises une plus grande flexibilité dans la composition des équipes nécessaires à la création des règles de transformation. Grâce à cette nouvelle fonctionnalité, les experts en transformation peuvent former des collègues moins spécialisés en peu de temps. Grâce à LCT, ils peuvent se concentrer non seulement sur les résultats de leur propre travail, mais aussi sur la vérification des résultats du travail de leurs collègues d'équipe. Tout cela permet de gagner du temps sans nuire à la qualité des résultats. 

Avec JiVS, une approche cohérente de l'IA est mise en place à travers toutes les phases de la transformation : de la conception d'objets commerciaux individuels à la définition de règles et à la qualité des données, en passant par la conformité et l'acceptation par les utilisateurs. L'accent se déplace ainsi de la migration des systèmes vers la réorganisation stratégique du paysage des données - avec la perspective réaliste de désactiver systématiquement les systèmes existants, de réduire durablement les coûts d'exploitation et de démarrer avec des données propres dans le monde S/4.

L'IA améliore les données

Et tout commencement est magique... Certes, les paroles poétiques de Hermann Hesse ne devraient pas venir à l'esprit de tout le monde dans le cadre de projets de transformation et de migration. Malgré toute la complexité et l'effort, de tels projets offrent toutefois une chance unique qui aurait en effet quelque chose de magique : optimiser la qualité des données et éliminer les péchés du passé dans la gestion des données. Cela vaut en particulier pour les données de base. Plus elles sont précises, plus elles seront utiles dans le nouveau système. De nombreuses entreprises craignent toutefois les efforts que cela implique. Elles sont certes conscientes de l'utilité de données correctes, mais estiment que cette utilité ne justifie pas le surcroît de travail qui en découle pendant la transformation. Avec la plate-forme JiVS IMP, ce raisonnement n'est plus valable. JiVS IMP élimine automatiquement les doublons et réduit ainsi les erreurs potentielles de 75 pour cent et plus. Si l'on ajoute à cela la réduction habituelle de 90 pour cent à 95 pour cent des données de mouvement et de 50 pour cent des données de base nécessaires à la migration vers SAP S/4 Hana, le travail d'optimisation de la qualité des données est massivement réduit.

Mais il y a encore mieux : à l'aide de la nouvelle fonctionnalité basée sur l'IA Data Quality Improvement (DQI), l'effort restant pour assurer la qualité des données peut encore être considérablement réduit, de moitié ou plus selon l'expérience de DMI.

En outre, DQI fait valoir ses points forts lors de la complétion des enregistrements. Un exemple serait des entrées manquantes concernant le sexe dans le titre des clients ou des fournisseurs. Pour ce faire, la fonctionnalité intelligente analyse les prénoms dans les enregistrements et tient compte des particularités spécifiques à chaque pays qu'elle a apprises lors de la formation. Un exemple serait le prénom Andrea, qui est féminin dans les pays germanophones, mais masculin en Grèce.

Mais DQI peut faire encore plus : si aucune source externe n'est disponible, l'IA sous-jacente tente de reconnaître des modèles dans les enregistrements corrects et, sur la base de ces modèles, de faire des suggestions pour les enregistrements manquants ou erronés. Bien entendu, c'est toujours l'homme qui a le dernier mot pour décider si les résultats obtenus sont satisfaisants, et il peut les corriger au moyen d'invites système. L'homme et la machine forment ainsi une équipe qui combine parfaitement leurs forces respectives. Pour que les clients puissent prendre leur envol dans le nouveau monde SAP avec des données propres. (Source : DMI)